Czym jest zarządzanie drukiem?

System zarządzania drukiem umożliwi firmie opierać swoje działania nie tylko na dokumentach papierowych, ale również na dokumentach występujących w wersji cyfrowej. Takie działanie niesie ze sobą wiele korzyści, wśród których znajduje się między innymi obniżenie kosztów związanych z drukowaniem i zakupem materiałów eksploatacyjnych, a także możliwość kontrolowania obiegu dokumentów i ich sprawne wyszukiwanie, które przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy. Na czym polega zarządzanie drukiem?

Dlaczego trudno zapanować nad wydrukiem dokumentów?
Przedsiębiorcy mogą mieć problemy z funkcjonowaniem wydruku dokumentów w firmie, co może wiązać się nie tylko ze zwiększeniem kosztów eksploatacji, ale również zmniejszeniem efektywności pracy oraz większym zużyciem energii. W większych firmach zazwyczaj dostępnych jest kilka urządzeń drukujących, co wcale nie ułatwia sytuacji, ponieważ zapanowanie nam nimi staje się wręcz niemożliwe. Problemy z zarządzaniem drukiem najczęściej pojawiają się przez brak kontroli nad materiałami eksploatacyjnymi, nieodpowiednio dobrane drukarki do indywidualnych potrzeb firmy, a także nieprofesjonalne serwisowanie urządzeń czy też nadmierne korzystanie z drukarki przez pracowników bez wiedzy przełożonych.

Jakie korzyści płyną z wdrożenia zarządzania drukiem?
System zarządzania drukiem gwarantuje firmie bezpieczne drukowanie, a także całkowicie uniemożliwia wpadnięcie ważnych dokumentów w nieodpowiednie ręce, ponieważ podczas procesu drukowania czy skanowania przełożony może z łatwością kontrolować, co jest drukowane czy skanowane przez pracowników, a także w jakich ilościach — jeżeli coś będzie wykonywane nieprawidłowo, pracodawca ma możliwość zablokowania opcji wydruku czy skanu. Wprowadzenie systemu zarządzania drukiem umożliwia kontrolowanie wszystkich urządzeń drukujących, co pozwoli ograniczyć działania prywatne wykonywane na służbowych urządzeniach. Ciekawym pomysłem jest wynajęcie przez przedsiębiorcę drukarki od firmy wprowadzającej zarządzanie drukiem, dzięki czemu wszelkie informacje o małym poziomie materiałów eksploatacyjnych czy koniecznych serwisowaniu będą przesyłane bezpośrednio do firmy wynajmującej sprzęt, co pozwoli na natychmiastową reakcję i nie doprowadzi do zastojów w pracy.